Actele contabile nu se țin la firma de contabilitate

Documentele contabile în curs se păstrează la sediu firmei și nu la furnizorul de servicii financiar-contabile.
În practică antreprenorii transmit lunar documente contabile în original către firma de contabilitate care le procesează, fără a le lua înapoi luna următoare, după înregistrarea lor în programul de contabilitate.
 

Potrivit legii, evidențele contabile și fiscale ale exercițiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, în perioada 1-25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declaraţiilor fiscale.

Spre exemplu, evidențele contabile aferente lunii mai 2022 se păstrează la sediul firmei de contabilitate în perioada 1-25 iunie 2022 în vederea procesării lor, întocmirii și depunerii declarațiilor fiscale, respectiv a obligațiilor de plată.

Actele lunii mai se înregistrează în contabilitate până pe 25 iunie, 25 iunie fiind (în cazul unei firme cu raportare lunară) și termenul limită de depunere a declarațiilor fiscale privind obligațiile de plată ce rezultă din procesarea documentelor.

După data de 25, firma de contabilitate ar trebui să îi restituie antreprenorului actele, pe care acesta este obligat să le țină la sediul firmei.

Atenție, vorbim de evidențele contabile pentru anul în curs.
Altfel, contribuabilul poate decide să păstreze evidențele la sediul firmei sau să le încredințeze spre păstrare unei societăţi autorizate să presteze servicii de arhivare.
 
În cazul unui control ANAF, inspectorii pot aplica amenzi dacă antreprenorul nu poate pune la dispoziție, la data controlului, actele contabile pentru că nu le are în posesie.
Nerespectarea obligației privind păstrarea documentelor justificative și contabile se sancționează cu amendă de la 300-4.000 de lei.
 
Pentru evitarea unei astfel de sancțiuni, cea mai bună practică este păstrarea documentelor în original la sediul firmei și transmiterea documentelor către contabilitate în format electronic.
În ultimii 2 ani, din cauza pandemei această practică a început să fie adoptată de tot mai mulți antreprenori.
 
✔️ Transmiterea documentelor în original prin curier nu este o soluție, mai ales când puteți oricând opta pentru formatul electronic, care este mai rapid, nu presupune niciun cost și reprezintă în același timp o formă de organizare eficientă a actelor și de (re)accesare rapidă.
februarie 2024
L Ma Mi J V S D
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
26272829