Potrivit legii, evidențele contabile și fiscale ale exercițiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, în perioada 1-25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declaraţiilor fiscale.
Spre exemplu, evidențele contabile aferente lunii mai 2022 se păstrează la sediul firmei de contabilitate în perioada 1-25 iunie 2022 în vederea procesării lor, întocmirii și depunerii declarațiilor fiscale, respectiv a obligațiilor de plată.
Actele lunii mai se înregistrează în contabilitate până pe 25 iunie, 25 iunie fiind (în cazul unei firme cu raportare lunară) și termenul limită de depunere a declarațiilor fiscale privind obligațiile de plată ce rezultă din procesarea documentelor.
După data de 25, firma de contabilitate ar trebui să îi restituie antreprenorului actele, pe care acesta este obligat să le țină la sediul firmei.
Transmiterea documentelor în original prin curier nu este o soluție, mai ales când puteți oricând opta pentru formatul electronic, care este mai rapid, nu presupune niciun cost și reprezintă în același timp o formă de organizare eficientă a actelor și de (re)accesare rapidă.